Każdy chciałby dotrzeć do końca swojej codziennej listy rzeczy do zrobienia, ale życie często podsuwa nam nieoczekiwane zdarzenia, które czasami to uniemożliwiają. Ponadto duże zadania mogą nas tak przytłaczać, że zaczynamy je odkładać na później.

Samo dotarcie do końca dnia za biurkiem z poczuciem, że coś się osiągnęło, może być trudne, po prostu dlatego, że prowadzimy tak zabiegane życie i ciągle próbujemy działać wielozadaniowo.

Czas skończyć z wielozadaniowością i zacząć koncentrować się na jednym zadaniu. Dobrym sposobem na to jest ustalenie, jak wygląda "skończone" zadanie, zanim jeszcze zaczniesz je realizować.

Dlaczego należy wizualizować projekt jako ukończony?

Zanim jeszcze rozpoczniesz projekt, zanim zaczniesz burzę mózgów przy fotelach w sali konferencyjnej i spróbujesz wymyślić, jak go zrealizować, spróbuj wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał po zakończeniu. W ten sposób zapewniasz sobie przewagę, ponieważ w rezultacie wiele pomysłów zacznie napływać do Twojego umysłu.

Definiując na początku, co tak naprawdę oznacza słowo "zrobione", dajesz sobie listę oczekiwań. Jeśli "zrobione" oznacza a, b i c, to wiesz, że Twoje podejście do wykonania tego zadania musi uwzględniać te elementy. Jeśli po prostu wkraczasz do akcji i ustalasz wszystko na bieżąco, możesz pominąć niektóre z najważniejszych szczegółów.

Ponadto, jak można mieć pewność, że praca została wykonana, jeśli tak naprawdę nie wie się, jak ma wyglądać efekt końcowy?

Na przykład, jeśli odnawiasz swoje biuro, czy skończysz po odmalowaniu ścian i zakupie nowych krzeseł biurowych, czy może chcesz pójść jeszcze dalej i wprowadzić nowe rozwiązania w zakresie wydajności, które zapewnią Twojej firmie większy sukces w przyszłości?

W którym momencie ten konkretny projekt jest zakończony? Usiądź i określ to, zanim zaczniesz.

Burza mózgów jest Twoim przyjacielem

Poza ustaleniem, jak zadanie wygląda na ostatnim etapie, powinieneś przeprowadzić burzę mózgów, zwłaszcza jeśli jest to duży lub złożony projekt.

W ten sposób można zidentyfikować wszelkie problemy, które mogą wymagać kreatywnych rozwiązań, a także o wiele lepiej radzić sobie z przeszkodami, które można napotkać, zanim staną się wielkim problemem. Dzięki temu można odpowiednio zaplanować zasoby oraz zastanowić się, ile czasu realnie zajmie projekt.

Podczas burzy mózgów należy mieć pewność, że każdy pomysł związany z danym projektem zostanie usunięty z głowy. Nie przejmuj się tym, że dany pomysł lub sugestia może brzmieć zbyt "odjechanie" - po prostu powiedz to, zapisz, a następnie przeanalizuj, jak może on pasować do ogólnego planu. Po wykonaniu tych czynności należy wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał projekt po jego ukończeniu, i zastanowić się, czy obmyślona przez nas trasa jest najlepszą drogą do osiągnięcia tego ostatecznego, zwizualizowanego rezultatu.

Czy teraz widzisz, że wyobrażenie sobie, jak wygląda "gotowe", może być bardzo sprytną drogą do sukcesu?

Mamy wiele wymagań dotyczących naszego czasu, dlatego ważne jest, aby rozważnie i skutecznie stosować techniki zarządzania czasem, aby móc zrobić więcej. Podchodząc do zadania w jasny sposób, mając otwarty umysł i naprawdę wykorzystując swoją kreatywność do zaplanowania drogi do jego wykonania, masz o wiele większe szanse na osiągnięcie wymaganego standardu i wykonanie go na czas. Ponadto istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że ucierpi na tym pozostała część Twojego obciążenia pracą, co oznacza, że w rezultacie będziesz o wiele mniej zestresowany.

Dlatego następnym razem, gdy będziesz miał do czynienia z dużym projektem, spróbuj wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał pakiet końcowy. W ten sposób masz o wiele większe szanse na osiągnięcie wysokiego standardu końcowego i uniknięcie straty czasu na dodawanie dodatkowych szczegółów w przyszłości.