Co należy, a czego nie należy robić w hot-deskingu

Jakie jest Twoje pierwsze wrażenie, gdy słyszysz termin "hot-desking"?

Niektórzy w ogóle nie reagują, inni drżą z irytacji, a nawet ze strachu! Hot-desking to jeden z tych tematów, które są bardzo szare - albo je kochasz, albo nienawidzisz, albo nigdy nie próbowałeś, więc nie masz zdania na ten temat. Niewiele osób po prostu "nie ma nic przeciwko".

Problem polega na tym, że hot-desking jest w dużej mierze źle rozumiany. Na rynku pojawia się wiele nowych sposobów pracy, w tym co-working. Oznacza to, że można znaleźć rozwiązania biurowe, które będą pasować do danej firmy, a także do preferencji pracowników. Należy jednak unikać myślenia, że coś jest określone, ale nikt nigdy tego nie robi. Może się tak zdarzyć, jeśli w biurze pracują starsi pracownicy, którzy są w organizacji od wielu lat. Jest prawdopodobne, że starsi pracownicy nie są największymi fanami zmian i w takim przypadku należy ich zachęcić i zapewnić, że zmiana nie jest zagrożeniem, a wręcz stanowi rozwiązanie, które pomoże im pracować bardziej efektywnie i komfortowo.

Aby naprawdę nakreślić, o czym tu mówimy, odpowiedzmy na jedno bardzo ważne pytanie - czym u licha jest hot-desking?

Hot-desking to po prostu nieposiadanie biurka i siedzeń biurowych. Oznacza to, że pracownicy nie mają przypisanego konkretnego biurka, przy którym siedzą każdego dnia, lecz mogą siedzieć przy dowolnym biurku, w zależności od pracy, którą muszą wykonać. Wiele firm wprowadza system hot-desking podczas całkowitej modernizacji biura, aby wprowadzić nowe pomysły i nowy sposób pracy. To prawie jak tchnięcie świeżego powietrza w starą przestrzeń.

Sprawdźmy pokrótce, jakie są plusy i minusy tego rozwiązania.

Zalety hot-desking to m.in:

- Pracownicy mogą usiąść w konkretnym miejscu do wykonania określonego zadania, np. w cichej przestrzeni do pracy w ciszy lub w przestrzeni do pracy zespołowej.

- Daje to większe możliwości nawiązywania kontaktów zawodowych, niż siedzenie w jednym miejscu i nie ruszanie się z niego

- Hot-desking może zwiększyć wydajność i efektywność w pracy

- Pracodawcy mogą zaoszczędzić miejsce dzięki hot-deskingowi.

Do wad hot-deskingu należą:

- Wielu pracowników po prostu nie lubi tego rozwiązania, ponieważ odbiera ono prawo własności do biurka lub miejsca pracy.

- Istnieje kilka pułapek, które mogą się pojawić, np. dwóch pracowników potrzebujących tego samego miejsca, a to oznacza, że systemy zapobiegające takim sytuacjom muszą być wdrożone z wyprzedzeniem

- Ważne jest, aby kupować wysokiej jakości meble biurowe, które mogą być droższe, takie jak biurka typu bench i executive, aby wytrzymały próbę

Teraz, gdy już wiemy, czym jest hot-desking, sprawdźmy najważniejsze "za" i "przeciw" we wdrażaniu i stosowaniu tego typu systemu.

Zasady Hot-Desking

Znajdź oprogramowanie do rezerwacji jakości

Aby ten rodzaj systemu działał prawidłowo i bez zakłóceń, ważne jest, aby znaleźć wysokiej jakości oprogramowanie do rezerwacji i upewnić się, że wszyscy wiedzą, jak z niego korzystać. Pozwoli to uniknąć problemów z podwójnymi rezerwacjami. Oznacza to możliwość podawania w czasie rzeczywistym informacji o tym, które biurka są wolne w danym momencie, i ogranicza ryzyko straty czasu na próby znalezienia odpowiedniego biurka do wykonania konkretnego zadania.

Edukacja pracowników w zakresie czystości

Ponieważ z jednego biurka przez pewien czas będzie korzystać wiele osób, bardzo ważne jest, aby poinformować pracowników o tym, co wolno, a czego nie wolno robić podczas korzystania z biurka. Na przykład jedzenie przy biurku jest zakazane ze względu na ryzyko przenoszenia zarazków. Należy zaopatrzyć pracowników w chusteczki antybakteryjne, którymi mogą oni wycierać biurko przed rozpoczęciem pracy i po jej zakończeniu. Dobrym pomysłem jest również zwrócenie uwagi na fakt, że jeśli pracownicy nie czują się dobrze, nie powinni przychodzić do pracy, ponieważ istnieje większe ryzyko zanieczyszczenia biurka i przeniesienia zarazków na inne osoby, co w rezultacie może doprowadzić do tego, że więcej osób będzie nieobecnych w pracy z powodu choroby.

Zapewnij pracownikom szafki do przechowywania rzeczy osobistych

Pracownicy z pewnością są przyzwyczajeni do tego, że ich osobiste przedmioty, takie jak zdjęcia czy inne ozdoby, znajdują się na biurku. W systemie hot-desking nie jest to możliwe, dlatego warto rozważyć zapewnienie pracownikom szafek, w których będą mogli przechowywać swoje rzeczy. Dzięki temu ich torby, torebki i inne ważne przedmioty będą bezpieczne w ciągu dnia pracy. Aby uniknąć zwykłego i raczej nudnego wyglądu biura, spowodowanego brakiem personalizacji, warto pomyśleć o zabawnych meblach biurowych, które nieco rozjaśnią to miejsce!

Wdrożenie systemu zgłoszeń serwisowych

Wspomnieliśmy już o systemie rezerwacji, aby uniknąć podwójnych rezerwacji, ale dobrym pomysłem jest również wprowadzenie systemu zgłoszeń. Dzięki niemu pracownicy mogą zgłaszać wszelkie problemy z biurkiem, takie jak problemy z komputerem czy zepsute krzesło. Dzięki temu problemy są rozwiązywane, zanim kolejny pracownik skorzysta z biurka.

Niewłaściwe postępowanie w przypadku hot-desking

Unikanie rozmów z pracownikami przed wdrożeniem nowego systemu

Do każdej zmiany należy podchodzić ostrożnie, ale w tym przypadku mamy do czynienia z poważną zmianą, dlatego komunikacja między pracownikami jest niezbędna. Upewnij się, że opracowano procedury dotyczące funkcjonowania systemu oraz że pracownicy zostali o nich dokładnie i jasno poinformowani. Zmniejszy to prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych nieporozumień w pierwszych dniach wdrażania systemu, a także ograniczy stres i obawy związane z tym, co nowy sposób pracy oznacza dla pracowników.

Pomijanie zasad pisemnych

Na początku wspomnieliśmy o zapewnieniu jasnych linii komunikacyjnych, ale bardzo ważne jest posiadanie pisemnych zasad. Oznacza to, że pracownicy mogą się do nich odwoływać w razie jakichkolwiek wątpliwości lub rzeczywistych problemów, a także, że wszyscy mają się do czego odwołać.

Unikaj mieszania biurek "cichych" z biurkami do pracy zespołowej

Dobrym pomysłem jest połączenie obu typów biurek w równych proporcjach, a także zapewnienie czegoś pomiędzy nimi. Oznacza to, że można przy nich wykonywać wszystkie rodzaje pracy, a czas nie będzie stracony/produktywność nie spadnie. Pamiętaj, że cicha praca może oznaczać wszystko - od konieczności skoncentrowania się na liczbach po prowadzenie rozmów przez Skype z pracownikami z zagranicy. Warto również rozważyć zastosowanie izolacji akustycznej w niektórych miejscach.

Zainwestuj w tanie meble

Cała idea hot-desking polega na tym, że wdrażasz nowy system, który jest efektywny zarówno pod względem kosztów, jak i czasu. Oznacza to, że musi on przetrwać próbę czasu, a tanie meble tego nie zapewnią. Zawsze stawiaj na meble biurowe wysokiej jakości, a jeśli szukasz komercyjnych mebli biurowych, zajrzyj na naszą stronę internetową, gdzie znajdziesz ogromny wybór.

Pomyśl dokładnie o rodzajach pracy, które prawdopodobnie będą musieli wykonywać Twoi pracownicy, a następnie wybierz meble na tej podstawie. Poszukaj takich, które są elastyczne, ale także wysokiej jakości i trwałe, aby przetrwać próbę czasu, o której właśnie wspomnieliśmy. Pamiętaj, że z biurka będzie korzystać nie tylko jedna osoba, ale kilka osób przez długi czas. Oznacza to również, że meble biurowe muszą być dostosowane do potrzeb różnych osób, np. o różnym wzroście i sylwetce, aby zapewnić wszystkim wygodę podczas korzystania z nich.

Co naprawdę sądzisz o hot-deskingu?

Teraz, gdy przeczytałeś już "dos" i "don't" oraz krótko wspomnieliśmy o zaletach i wadach, co teraz myślisz o hot-deskingu? Czy uważasz, że jest to coś, co można wykorzystać w Twoim biurze?

Prawda jest taka, że gdy ludzie spróbują hot-desking, wcale im to nie przeszkadza. Tak naprawdę, jak wszystko w życiu, obawy budzi to, co nieznane! W Calibre Office Furniture uważamy, że hot-desking może być przydatnym systemem w biurze, ale musi on być dopasowany do konkretnego miejsca pracy i jego pracowników. To naprawdę indywidualna sprawa. Oferujemy szeroki wybór mebli biurowych, aby ułatwić zmianę pracownikom Twojej organizacji i zapewnić, że nowy system będzie działał sprawnie i bezproblemowo również w przyszłości.

Napisz do nas poniżej i daj nam znać, co sądzisz o hot-deskingu!