Jak zrobić dobre pierwsze wrażenie na klientach?

Miejscem pierwszego kontaktu z klientem jest recepcja. Jakie wrażenie odniosą klienci wchodząc do recepcji może wpłynąć na nasze relacje z klientami, czyli pośrednio zadecydować o tym, czy firma odniesie sukces.

Bardzo często zapominamy o właściwej aranżacji recepcji, urządzamy ją jako ostatnią i poświęcamy na to niewiele czasu. To najczęściej popełniany błąd. Od aranżacji recepcji powinno się zacząć urządzanie przestrzeni biurowej. Przede wszystkim należy zastanowić się, jak powinna ona zostać usytuowana względem ciągów komunikacyjnych i drzwi wejściowych.

Ważne jest zachowanie zarówno odpowiedniej odległości, jak też łatwy dostęp do niej. Recepcja powinna być widoczna. Wchodząc, już od progu powinien rzucać się w oczy czytelny i wyrazisty logotyp. Tylko dzięki niemu recepcja będzie mogła właściwie wypełniać powierzone jej zadania. Identyfikacja wizualna stanie się punktem odniesienia, który ułatwi poruszanie się w nieznanym otoczeniu. Należy postawić więc na kontrastujące i wyraziste barwy i odcinającą się od tła fakturę.

​

Usytuowanie i identyfikacja wizualna to jednak nie wszystkie elementy, które należy uwzględnić przy aranżacji recepcji. Trzeba również zająć się samą jej przestrzenią. W wielu wypadkach niewielki metraż determinuje wybór tylko i wyłącznie lady. Zamiast lady sprawdza się także biurko. W tym wypadku niezbędne są także krzesła dla oczekujących klientów.

Takie wyposażenie jest niezbędne zwłaszcza w przychodniach, w których indywidualne podejście jest niezwykle istotne. Są także miejsca, w których interesanci obsługiwani są anonimowo. W tych pomieszczeniach wystarczą jedynie lady. Nie można oczywiście zapomnieć o ich prawidłowych wymiarach.

Łatwy dostęp powinny mieć zarówno osoby o niskim, jak i wysokim wzroście oraz osoby, które poruszają się na wózkach inwalidzkich. Lada bądź biurko nie mogą być za szerokie, ale nie mogą być też wąskie. W przypadku tych ostatnich zostanie naruszony dystans fizyczny pomiędzy rozmówcami. Od wystroju recepcji zależy, jak klienci odbiorą naszą firmę.